DNX-Backstage

DNX 2016 in Berlin Backstage + Rabatt Code

Nach der DNX ist vor der DNX!

Du weißt nicht, was die DNX (Digitale Nomaden Konferenz) ist? Dann schnell hier entlang.

Ich werde oft gefragt was es alles zu tun gibt, um so ein großes Event mit 500 Teilnehmern auf die Beine zu stellen. Daher möchte ich dir hier einen Einblick hinter die Kulissen geben und dir zeigen, an was wir alles denken müssen. Manches hatte Marcus bereits in seinem Podcast angesprochen.

Info

Die DNX Berlin war bisher immer zweimal im Jahr. Somit jagte ein Event das nächste. Ab jetzt wird sie einmal im Jahr stattfinden. Die nächste DNX ist am 27. & 28. Mai 2017.

Es ist immer toll, wenn gleich am letztes Tag des Events verkündet werden kann, wann die DNX-Familie sich das nächste Mal trifft. Für die Vorbereitungen der diesjährigen DNX hatten wir wieder von Oktober bis Mai Zeit. Ok, ehrlich gesagt war zwischen durch noch die DNX Global in Thailand, bei der ich auch vor Ort war. Aber das ist ein anderes Thema.

 

Vorbereitung

Am wichtigsten sind natürlich die Locations. Da wir eine so große Teilnehmerzahl haben, müssen die Locations frühzeitig optioniert werden. Hier haben wir zum Glück schon Erfahrung aus den letzten Jahren sodass wir das Locationscouting nicht machen mussten. Wir haben tolle Locations die wir auch gerne zukünftig buchen. Am besten ist es, diese ein Jahr im Voraus zu optionieren.

Das Ticketing wickeln wir über Eventbrite ab. Hier können wir zeitaktuell einsehen wie viele Tickets verkauft wurden, können Rabattcodes erstellen und weitere Extras hinzufügen. (Wie in diesem Jahr die Möglichkeit, das Ticket für den Film Digitale Nomaden 2 -Deutschland meldet sich ab gleich mit zu bestellen.)

 

Speaker & Referenten

Wir möchten gerne viele verschiedene Themen auf dem Main Event anbieten. Daher suchen wir die Speaker ganz gemischt aus. Da diese immer viele Termine haben, ist es auch hier ratsam so schnell wie möglich mit dem Scounting zu beginnen.

Auch geben wir jedem die Chance, sich als Workshop-Referent mit seinem Expertenthema zu bewerben. Auch für 2017 kannst du uns schon deine Bewerbung schicken an info@dnx-berlin.de

Proben

 

Website

Nach und nach wird die Website aktualisiert. Die alten Speaker und Referenten verschwinden und die neuen Infos werden eingepflegt. Natürlich findest du dort als erstes das neue Datum. Das Programm erstellen wir sehr frühzeitig, daher ist es immer vorbehaltlich Änderungen. Die Texte für die Referenten werden geschrieben, die Verlinkungen erstellt und ca. 2-3 Monate vor dem Event werden auch die festen Uhrzeiten geplant.

 

Teilnehmermanagement

Bei rund 500 Teilnehmern kommen natürlich viele Fragen auf. Wir versuchen alle wichtigen Infos auf der Website oder in unserer Community auf Facebook im Vorfeld zu beantworten. Dennoch gibt es natürlich noch viel, was die Teilnehmer wissen möchten. Die meisten Sachen lassen sich in 1-2 Tagen klären.

Registrierung

 

Die heiße Phase

2 Monate vor dem Event geht es richtig rund. Die finalen Absprachen mit den Locations/Caterer müssen getroffen werden. Die Speaker & Referenten bekommen ihre Uhrzeiten & Räume mitgeteilt und eine Deadline bis wann sie ihre Präsentationen abgeben müssen.

Diese sichten wir dann und erstellen das komplette Programm für die DNX. Natürlich haben auch unsere Partner die Chance, die DNX zu bereichern und dürfen sich mit tollen Aktionen einbringen.

Ganz wichtig ist natürlich auch das Branding. Hier ist Marcus der Spezialist und immer darauf bedacht das alles einen perfekten Wiedererkennungswert hat. In diesem Jahr hatten wir die türkisen Inseln, was ich persönlich auch wunderschön fand. Daran haben sich alle Werbemittel angepasst. Unsere top Designerin Saskia hat echt tolle Arbeit geleistet.

Welcome Desk

In diesem Jahr gab es verschiedene Materialien: Aufkleber, RollUps, Poster, Fahnen, Rucksäcke, Agenda, Locationübersicht (digital), Lanyards & Team T-Shirts.

Das wichtigste, was ich aus meiner LANXESS arena Zeit mitgenommen habe, ist das Ausschildern. Sei es der Weg zur Location, Toiletten, Garderobe, Catering oder den Hinweisschildern wann etwas wo stattfindet.

Bei dieser Eventgröße ist es auch ganz wichtig ein starkes Team vor Ort zu haben. In diesem Jahr hatten wir unsere festen Helping Hand Mädels + zusätzliche Volunteers. Ebenfalls haben wir uns Unterstützung für die Technik geholt. Das gesamte Team haben wir mit Zeiten eingeteilt, damit jeder wusste wer wann was zu tun hat.

Team FotoLeider sind nicht alle Helfer auf dem Foto

 

Auf dem event

Während den Event Tagen gibt es immer viel zu tun. Egal wie gut wir alles planen, es werden immer unvorhersehbare Dinge eintreten. Durch meine jahrelange Erfahrung im Event Management kann mich so schnell nichts schocken, einmal tief durchatmen und Lösungen suchen ist hier das Beste. Es ist auch immer gut, ein paar Leute als „Runner“ einzusetzen, die schnell handeln und kleine wichtige Aufgaben kurzfristig übernehmen können.

Jazz_Ben_einkaufen_DNX

Der Aufbau und die Generalprobe sollten gut geplant sein, damit du nicht schon müde in das eigentliche Event startest.

Wenn alles vorbereitet ist, sich die Türen öffnen und die Teilnehmer gespannt warten, weißt du, wofür du es gemacht hast.

Es ist ein großartiges Gefühl zu sehen, für was du in den letzten Monaten dein Herzblut investiert hast. Die Leute sind begeistert, freuen sich über die tolle Organisation, vernetzen sich untereinander und nutzen die Extraaktionen.

Netzwerken

Wenn alles geschafft ist verlassen die Teilnehmer glücklich das Event und der Abbau kann beginnen. In unserem Fall konnte anschließend auch gleich der Aufbau in der nächsten Location los gehen und alles startet von vorn.

Spät abends hatten wir dann aber auch Gelegenheit in der Partylocation auf den ersten erfolgreichen Tag anzustoßen und uns auf den nächsten Tag zu freuen.

 

Nachbereitung

Nach dem Event ist es immer sinnvoll, wenn du einen Feedbackbogen an alle Teilnehmer schickst. Durch die Antworten weißt du, wie es wirklich war, was sich die Teilnehmer vielleicht für das nächste Mal wünschen und was du verbessern kannst. Frag ruhig alles, was dich interessiert und lass den Teilnehmern die Möglichkeit frei zu antworten!

Und dann muss natürlich noch die Abrechnung mit allen Beteiligten erfolgen. Die Fotos und Videos werden online gestellt und die Präsentationen verschickt.

 

DNX 2017

Wenn du bei der nächsten DNX auch dabei sein willst, dann sicher dir doch gleich dein Ticket.
Und mit diesem Code kannst du 20€ sparen: DNX-CARLA-20
Einfach unter „Werbecode“ eingeben und du bekommst das rabattierte Ticket angezeigt.

DNX Feli, Carla, Marcus

Ich hoffe dir hat der Einblick gefallen und du hast ein Gefühl dafür bekommen was es alles zu organisieren gibt. Wir freuen uns auf dich bei der nächsten DNX!

 

->> Was möchtest du noch über das Event Management wissen? Kann ich dir in diesem Bereich noch offene Fragen beantworten? Schreib es mir gerne in die Kommentare! <<-

Photocredit: Simon Schubert, Ben Strasser, Jasmin Wolff, Dinko Verži, Sascha Hauk

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